DMS.LABS / 진행 프로젝트

견적서에서 선적 서류까지

같은 숫자를 다섯 번 옮겨 적던 수출입 문서 작업을, 사양서 하나를 원본으로 삼는 구조로 바꾼 기록입니다.

한 건의 수출을 진행하는 동안 같은 품번과 단가가 몇 번 다시 입력되는지 세어봤습니다. 문제는 문서가 아니라 원본이 없다는 것이었습니다.

품목 정보가 카탈로그·엑셀·담당자 머릿속에 조금씩 다르게 흩어져 있었습니다. 원본을 하나로 정하는 일이 생각보다 오래 걸렸습니다.

견적서에 환율이 숫자로만 박혀 있으면 며칠 뒤에 그 견적이 무엇을 근거로 했는지 알 수 없게 됩니다. 조건을 값에서 떼어냈습니다.

세 문서는 같은 데이터를 다른 목적으로 보여주는 것뿐입니다. 하나의 건에서 세 장이 함께 나오게 만들자 불일치가 사라졌습니다.

자동으로 채울 수 있는데 일부러 자동화하지 않은 항목이 있습니다. 틀렸을 때 책임이 어디로 가는지가 기준이었습니다.

일정을 자동으로 알 수는 없었습니다. 대신 언제 누구에게 확인해야 하는지를 자동으로 띄우게 만들었습니다.

합의는 전부 메일 안에서 이뤄지는데 기록은 시스템에 있었습니다. 둘을 잇되 자동 해석은 하지 않기로 한 이유입니다.

재발주는 새 일이 아니라 지난 건의 반복입니다. 무엇을 남겨야 다음이 빨라지는지, 넉 달치 데이터로 확인했습니다.