메일 스레드에서 상태를 건져 올리기

진짜 정보는 메일 안에 있었다

시스템을 아무리 잘 만들어도, 실제 합의는 바이어와 주고받는 메일에서 이뤄집니다.

"Could you split the shipment into two? 300 pcs first."
"We accept the revised unit price of USD 12.40."
"Please change payment terms to T/T 45 days."

수량 조정, 선적 분할, 결제 조건 변경. 전부 메일 본문에 있습니다.

그리고 그 내용이 시스템에 반영되는 건 담당자가 기억해서 옮길 때뿐이었습니다. 바쁘면 나중으로 미뤄지고, 미뤄지면 잊힙니다.

AI에게 읽혀볼까 했다

메일을 읽어서 변경 사항을 자동으로 반영하는 걸 시도해봤습니다. 기술적으로는 됩니다. 정확도도 나쁘지 않았습니다.

두 주 만에 껐습니다.

문제는 정확도가 아니었습니다. 틀렸을 때 아무도 모른다는 점이었습니다.

자동으로 반영되면 사람이 확인하지 않습니다. 잘못 해석된 수량이 그대로 CI까지 가는 경로가 열립니다. 그리고 CI는 대금 청구의 근거입니다.

앞 편의 기준이 여기서도 그대로 적용됐습니다. 틀렸을 때 밖에서 되돌려야 하는 일이었습니다.

연결만 하고 해석은 안 했다

메일을 건에 연결합니다. 어느 스레드가 어느 건에 속하는지만 묶습니다.

그리고 금액·수량·날짜·조건처럼 변경 가능성이 있는 표현이 등장하면 표시만 해둡니다.

스레드 T-2026-0117 (3건 새 메일)
  ⚑ "300 pcs"           수량 관련 표현 감지
  ⚑ "USD 12.40"         단가 관련 표현 감지
  ⚑ "T/T 45 days"       결제 조건 관련 표현 감지

담당자는 표시된 부분을 보고 직접 바꿉니다. 시스템은 놓치지 않게 도와줄 뿐 대신 결정하지 않습니다.

첨부파일이 뜻밖의 효과를 냈다

메일을 건에 묶으면서 첨부파일도 함께 묶었습니다. 부수적인 작업이라고 생각했는데 이게 컸습니다.

전에는 서류를 찾을 때 메일함을 검색했습니다. 바이어가 파일명을 어떻게 붙였는지에 따라 찾아지기도 하고 안 찾아지기도 했습니다.

scan_001.pdf
IMG_20260514.pdf
Document (3).pdf
FINAL_signed.pdf

이제 건을 열면 그 건에 오간 서류가 시간순으로 다 있습니다. 클레임이나 사후 검증이 왔을 때 자료를 모으는 시간이 반나절에서 몇 분으로 줄었습니다.

담당자가 자리를 비웠을 때

이 구조의 진짜 가치는 다른 데서 드러났습니다.

담당자가 휴가를 갔습니다. 전에는 그 사람 메일함에만 있던 맥락이라, 대신 처리하는 사람이 바이어에게 "지금 어떤 상황인지 다시 알려달라"고 물어야 했습니다.

이제는 건을 열면 스레드가 있습니다. 읽고 이어받습니다.

문서 자동화의 목적은 시간 단축이라고 생각했는데, 실제로는 인수인계였습니다.

다음 편에서 할 것

마지막입니다. 재발주 이야기를 합니다.

같은 바이어가 같은 품목을 다시 주문하는 경우가 절반이 넘는데, 재발주도 신규 건과 비슷한 시간이 걸리고 있었습니다.

이유를 물어보니 대답이 명확했습니다.