다음 발주를 위해 남기는 것

왜 재발주가 안 빨라졌나

같은 바이어가 같은 품목을 다시 주문하는 경우가 전체의 절반이 넘습니다. 그런데 재발주도 신규 건과 비슷한 시간이 걸리고 있었습니다.

지난 건을 열어서 쓰면 될 텐데 아무도 그러지 않았습니다. 이유를 물었습니다.

"지난 건에 뭐가 남아 있는지 몰라서, 그냥 새로 만드는 게 마음 편해요."

무엇이 그대로 쓸 수 있고 무엇이 바뀌어야 하는지 구분이 안 되니, 전부 새로 만드는 쪽이 안전하다고 느낀 겁니다.

복사 기능을 만들지 않았다

지난 건을 복사하면 첫 편에서 말한 오류 유형 1번이 그대로 재현됩니다. 바이어는 바꿨는데 결제 조건은 그대로 남는 사고요.

그래서 복사 대신 참조로 만들었습니다.

지난 건 T-2026-0098 (2026-03-11) 기준 후보

  결제 조건   T/T 30 days           [가져오기]
  인코텀즈    FOB Busan             [가져오기]
  포장 방식   12 EA/CTN, 목재 팔레트 [가져오기]
  서류 요구   원산지증명 필수        [가져오기]
  단가        USD 12.80             [가져오기]  ⚠ 3개월 경과

후보는 채워지지 않은 상태로 제시됩니다. 담당자가 하나씩 확인하며 가져옵니다.

손이 조금 더 갑니다. 대신 확인하지 않고 넘어가는 항목이 없어집니다.

특이사항을 건이 아니라 바이어에 붙였다

"이 바이어는 인보이스에 원산지를 반드시 명기해달라고 한다." "이 바이어는 패킹 리스트에 박스별 사진을 요구한다." "이 바이어는 금요일 선적을 피한다."

이런 정보가 전에는 담당자 메모나 지난 메일에만 있었습니다.

이걸 바이어 정보에 붙이자, 새 건을 만들 때 자동으로 체크리스트에 올라옵니다.

바이어 B사 — 건 생성 시 확인 사항
  ☐ 인보이스에 원산지 명기
  ☐ 패킹 리스트에 박스별 사진 첨부
  ☐ 금요일 선적 회피

담당자가 바뀌어도 요구사항이 누락되지 않습니다. 그리고 이건 기능이 아니라 기록의 위치를 옮긴 것뿐입니다.

넉 달치를 돌아보고

하지 않은 것을 다시 적어둔다

이 흐름에서 끝까지 자동화하지 않은 것은 셋입니다.

HS코드 · 원산지 판정    되돌리는 비용이 밖에 있음
바이어 통지 발송        초안까지만. 보내는 건 사람
메일 내용의 해석        표시만. 반영은 사람

셋 다 기술적으로는 가능했습니다. 안 한 이유는 같습니다.

틀렸을 때 우리가 되돌릴 수 없기 때문입니다.

정리하면

문서 자동화라고 부르지만, 실제로 한 일의 대부분은 어디가 원본인지 정하는 일이었습니다.

원본이 정해지고 나니 문서는 그것을 보여주는 여러 방식일 뿐이었습니다. 그때부터는 자동으로 만드는 게 어렵지 않았습니다.

정리가 90%, 자동화가 10%.

이 비율은 현장 데이터 연재에서도 비슷했습니다. 사진에 이름을 붙이는 규칙을 없애고 이미 있던 메타데이터를 쓰기로 한 것도, 결국 어디가 원본인지 다시 정한 일이었습니다.

도메인이 달라도 같은 자리에서 막히고 같은 자리에서 풀렸습니다.