체크리스트를 문서가 아니라 상태로

진짜최종의 등장

현장 점검 체크리스트를 엑셀로 돌렸습니다. 현장별로 복사해서 쓰고, 채운 다음 메일로 보냅니다. 흔한 방식이고 처음엔 문제가 없어 보였습니다.

세 달 뒤 폴더는 이랬습니다.

HJ-042_점검표.xlsx
HJ-042_점검표_수정.xlsx
HJ-042_점검표_최종.xlsx
HJ-042_점검표_최종2.xlsx
HJ-042_점검표_진짜최종.xlsx

어느 것이 맞는지 확인하려면 사람을 찾아 물어봐야 했습니다. 그 사람이 휴가면 그 현장의 점검 상태는 알 수 없었습니다.

관리를 못해서가 아닙니다. 파일을 주고받는 방식 자체가 사본을 만듭니다. 사본이 생기면 반드시 갈라집니다.

항목이 단위다

발상을 바꿨습니다. 체크리스트는 문서가 아니라 항목들의 집합입니다. 항목마다 상태가 있습니다.

문서를 주고받는 대신 항목의 상태를 바꾸게 했습니다. 버전이라는 개념 자체가 사라집니다. 현재 상태가 곧 최신이고, 다른 후보가 존재하지 않습니다.

해당없음이 없으면 거짓말이 쌓인다

처음엔 미확인·정상·이상 셋만 뒀습니다. 그랬더니 진행률이 100%가 되는 현장이 하나도 없었습니다.

현장마다 없는 설비가 있기 때문입니다. 그 항목은 영원히 미확인으로 남습니다.

그런데 사람들은 안 차는 진행률을 견디지 못합니다. 아무거나 눌러 채우기 시작했습니다. 없는 설비에 "정상"이 찍히고 있었습니다.

해당없음을 넣자 이 문제가 사라졌습니다.

그리고 뜻밖의 것을 얻었습니다. 해당없음이 많이 찍히는 항목을 보니, 그 체크리스트가 현장 유형에 안 맞는다는 뜻이었습니다.

항목 12  옥외 접지 저항       해당없음 68%  → 실내형 현장에 불필요
항목 19  전원 이중화 확인     해당없음 71%  → 소형 현장에 불필요
항목 24  냉방 필터 상태       해당없음 55%  → 장비함 유형에 따라 다름

이 데이터를 보고 체크리스트를 유형별로 셋으로 나눴습니다. 평균 항목 수가 34개에서 21개로 줄었습니다.

틀린 답을 막았더니 양식의 문제까지 드러났습니다.

이상은 곧 다음 일이 된다

항목을 이상으로 바꾸면 조치 건이 자동으로 생깁니다. 담당자, 기한, 근거 사진이 붙은 채로요.

체크리스트를 채우는 것과 조치를 만드는 것은 원래 별개 작업이었습니다. 점검자가 이상을 발견해도 조치 요청은 따로 올려야 했고, 바쁘면 빠뜨렸습니다.

[이상] 항목 07 커넥터 오염
   ↓ 자동 생성
[조치] 담당: 정비팀 / 기한: +7일 / 근거: IMG_1142.jpg

둘을 이으니 "점검은 했는데 조치가 누락"되는 경로가 없어졌습니다. 이상 표시가 곧 조치 생성입니다.

진행률을 사람이 세지 않게 됐다

전에는 주간 회의 전에 담당자가 파일들을 열어보고 진행률을 세서 자료를 만들었습니다. 30분씩 걸렸고, 회의가 시작될 때는 이미 낡은 숫자였습니다.

회의 전에 만드는 자료가 하나 없어졌습니다.

자동화의 성과를 셀 때는 늘어난 기능보다 없어진 산출물을 세는 편이 정확합니다. 없어진 자료는 다시 만들 필요가 없지만, 늘어난 기능은 계속 관리해야 하니까요.

다음 편에서 할 것

데이터가 빨라지자 새로운 문제가 생겼습니다.

현장에서 올린 값이 사무실에 즉시 보입니다. 사무실은 그 값으로 발주를 넣습니다. 그런데 현장은 아직 작업 중입니다.

느릴 때는 없던 문제였습니다.